Il  responsabile dell'impianto secondo l’ Art. 6 del D.P.R. 74/2013 è il responsabile della conduzione, il controllo e la manutenzione degli impianti termici per il riscaldamento invernale e la climatizzazione estiva, in sostanza deve rispettare la periodicità delle manutenzioni e far mantenere a tecnici abilitati l'impianto in buone condizioni.

 Il responsabile dell'impianto (ai punti 19 e 24  dell’ All. A  del d.lgs. 192/2005) per potenze < 35kW è l’occupante a qualsiasi titolo  o il  proprietario o l’amministratore, quindi anche l'inquilino se occupa i locali e utilizzia l'impianto.

Installato un nuovo impianto termico oppure, per gli impianti già esistenti, al momento del primo intervento utile di manutenzione ordinaria, effettuato sempre da personale abilitato. Per interventi di manutenzione si intendono "le operazioni di controllo e manutenzione di cui necessita l'impianto, per garantire la sicurezza delle persone e delle cose, e allo scopo dell'efficienza energetica".

Nel primo caso vale a dire di installazione nuovo impianto, la responsabilità rimane sempre in carico all'installatore anche se eseguito da un soggetto terzo abilitato. 

La compilazione del libretto è a cura del responsabile dell’impianto. Il responsabile impianto deve consegnarlo all'installatore, se si tratta di un nuovo impianto o al manutentore qualora si tratti di un intervento di controllo o manutenzione, i quali provvederanno alla compilazione.

Il responsabile dell’impianto deve farsi carico della conservazione del libretto. Si ricorda che in occasione dell’entrata in vigore del nuovo libretto di impianto anche il vecchio libretto va conservato.

Il libretto è stato pensato per tutti gli impianti di climatizzazione: caldaie, pompe di calore, stufe, caminetti, condizionatori ecc.; è unico (a secondo delle regioni) ma composto da più schede che vanno compilate in relazione al tipo di impianto, ma solo quelle che servono.

Per ogni sistema edificio/impianto, di norma, va compilato un solo libretto di impianto in modo da stabilire un legame univoco tra edificio e codice di impianto che sarà attribuito dal catasto regionale degli impianti termici, attenzione Regione Lombardia, in caso di apparecchi non accumunati da un solo sistema di distribusione, ogni apparecchio avrà il suo libretto.

Una volta compilato il libretto l’installatore (o il manutentore) provvederà a inviare i dati al catasto regionale di riferimento e a farsi consegnare un codice catastale per ogni impianto da apporre sul libretto e/o apparecchio (sopra il frontespizio di ogni pagina); quest'ultimo sarà poi consegnato al responsabile dell’impianto che dovrà conservarlo e presentarlo in occasione di successivi controlli o manutenzioni.

Il responsabile dell'impianto ha infatti l'obbligo per legge di affidare i controlli periodici obbligatori e le eventuali manutenzioni a imprese abilitate, Atlantis Gemini è azienda abilitata.

I dati necessari per il rilascio e la compilazione del libretto impianto, sono i seguenti:

• Dati catastali: Sezione, Foglio, Particella e subalterno;
• POD (basta un bolletta elettrica);
• PDR (basta una bolletta gas metano, solo se esiste un allacciamento metano);
• ACE (certificazione energetica dell'edificio se esistente).

I controlli periodici di efficienza energetica sono controlli che attestano il grado di efficienza degli impianti fissi, sono obbligatori su impianti di climatizzazione invernale (generatori a fiamma) di potenza utile nominale uguale o maggiore a 5 kW.

I rapporti di controllo devono essere compilati e rilasciati obbligatoriamente in occasione degli interventi di manutenzione; 

• secondo quanto disposto dalle istruzioni tecniche per l’uso e la manutenzione di ogni singolo apparecchio;
• secondo quanto disposto dalle istruzioni tecniche del libretto per l’uso e la manutenzione dell'impianto, rilasciato dall'intallatore;
• oppure durante interventi di riparazione e manutenzione straordinaria.

Per prima cosa bisogna differire e capire di quale periodicità si tratta, ogni regione, tuttavia ha un proprio tempo massimo.

Ma bisogna ricordare che vi è un periodo massimo previsto dal D.P.R. 74/2013, poi recepito per ogni regione anche con periodicità diverse, è un tempo appunto massimo, che deve essere applicato solo se:

• non vi è riportato nel libretto di uso e manutenzione dell'apparecchio, o se questo non sia più recuperabile;
• non vi siano altre indicazioni nel libretto di uso e mantenzione dell' impianto, rilasciato dall'installatore;
• se non vi siano altre indicazioni da parte del manutentore;
• in assenza delle indicazioni sopra riportate si demanda in ogni caso ad ogni regione.

Per le regioni Lombardia e Piemonte, le manutenzioni sono:

• OGNI ANNO le manutenzioni di controllo;
• BIENNALE per le analisi di combustione:
• BIENNALE per la comunicazione al catasto CURIT Regione Lombardia;
• OGNI 4 ANNI per la comunicazione al catasto CIT Regione Piemonte.

La competenza dei controlli in Regione Lombardia è delegata alle singole province ad eccezione dei comuni che superano i 40.000 abitanti i quali hanno in carico anche questo compito. 

Normalmente la verifca è preceduta da una raccomandata che avvisa il responsabile impianto dell'ispezione, fornendo una data, ora e riferimento del funzionario/ispettore con relativi recapiti. In regione Piemonte l'ente competente è l'A.R.P.A.